Problema
Cada orçamento é montado do zero por um orçamentista, com critérios próprios de horas, materiais e margem. O prazo de resposta ao cliente é longo, e orçamentos parecidos saem com preços diferentes. Após a venda, é difícil comparar o orçado com o realizado.
Contexto · Indústria de máquinas e estruturas sob projeto, de médio porte, que emite orçamentos técnicos para clientes do agronegócio no Sul do Brasil.
Por que não começar pela ferramenta
Preço é regra de negócio: custo, horas, despesas, impostos e margem. Se a regra não está escrita, nenhuma ferramenta — com ou sem IA — consegue produzir orçamentos coerentes. A IA pode ler o escopo; não deve definir preço.
Processo
Como funciona hoje · O comercial recebe a solicitação com memorial ou desenho do cliente e repassa por e-mail. O orçamentista lê o escopo, levanta materiais em planilha, estima horas por experiência e aplica a margem combinada com a direção. A proposta é montada em editor de texto e aprovada informalmente.
Gargalo · Ausência de regras de composição e de base histórica estruturada; a qualidade do orçamento depende de quem o faz.
O que resolver sem IA
- Mapear o fluxo do orçamento, do pedido do cliente à proposta aprovada
- Definir regras de formação de preço (custo de material, horas por tipo de atividade, despesas, impostos, margem)
- Criar modelo padrão de composição alimentado pelos custos do ERP
- Formalizar aprovação por alçada de margem e desconto
- Comparar orçado × realizado ao fim de cada projeto e ajustar os parâmetros
Dados
- Orçamentos anteriores em planilhas
- Custos de materiais no ERP
- Horas apontadas em projetos já executados
- Memoriais e desenhos enviados pelos clientes
Sistemas envolvidos
Planilhas de orçamento · ERP (custos e apontamentos) · E-mail · Editor de texto
Integração
- Modelo de composição alimentado pelos custos atualizados do ERP
- Base histórica de orçamentos com escopo, composição e resultado
- Apontamentos do projeto vendidos de volta para comparar orçado × realizado
Automação
- Cálculo da composição e do preço por regra a partir do modelo padrão
- Aprovação por alçada de margem e desconto
- Geração da proposta em modelo padronizado e versionado
IA — onde pode entrar
- Ler memoriais e especificações do cliente e listar itens de escopo e requisitos para o orçamentista conferir
- Buscar orçamentos anteriores semelhantes como referência
- Apoiar a redação do texto técnico da proposta, sem definir preço
Sempre com validação humana; a IA não substitui a decisão do responsável pelo processo.
Arquitetura possível · Processo
Ilustrativa. O desenho real depende do levantamento.
- 01 Entrada da solicitação Pedido do cliente registrado com escopo anexo
- 02 Leitura de escopo IA lista itens e requisitos para conferência
- 03 Composição padronizada Modelo com custos do ERP e regras definidas
- 04 Formação de preço Margem e impostos conforme política aprovada
- 05 Aprovação por alçada Desconto e margem liberados por responsável
- 06 Validação humana Orçamentista e gestor aprovam antes do envio
Riscos e cuidados
- · Preço e margem são decisão humana; IA não define valores
- · Leitura de escopo pode omitir requisito; checklist de conferência obrigatório
- · Base histórica com orçamentos inconsistentes contamina as referências
- · Documentos de clientes são confidenciais
Como medir
- · Prazo entre solicitação e envio da proposta
- · Diferença entre custo orçado e realizado por projeto
- · Retrabalho de propostas por erro de escopo
- · Volume de orçamentos atendidos por orçamentista
Próximos passos
Mapear o fluxo atual e identificar as fontes de custo antes de automatizar qualquer etapa.
- Mapear o fluxo do pedido do cliente à proposta aprovada
- Escrever as regras de formação de preço e validar com a direção
- Testar a leitura assistida de memoriais em orçamentos reais, com conferência do orçamentista
Exemplo ilustrativo, com finalidade educativa. Não representa empresa real nem resultado de cliente. Não há promessa de ganho.