Problema
Faltas de material interrompem a produção, enquanto outros itens acumulam estoque parado. As compras são disparadas por percepção do almoxarife ou por urgência da produção. O comprador gasta boa parte do dia montando cotações por e-mail.
Contexto · Pequena indústria de componentes plásticos e metálicos, cerca de 60 colaboradores, no interior do Sul do Brasil.
Por que não começar pela ferramenta
Previsão de demanda ou sugestão automática de compra calculadas sobre saldo não confiável geram pedido errado com aparência de precisão. Primeiro o saldo precisa bater com o físico.
Processo
Como funciona hoje · O almoxarife verifica prateleiras e avisa o comprador quando algo está acabando. O comprador pede cotação a três fornecedores por e-mail, compara em planilha e lança o pedido no ERP após aprovação verbal da direção. O saldo do ERP nem sempre confere com o físico.
Gargalo · Não há parâmetro de reposição definido nem saldo confiável, então a compra é reativa.
O que resolver sem IA
- Fazer inventário e ajustar rotina de apontamento para tornar o saldo do ERP confiável
- Calcular estoque mínimo, ponto de pedido e lote por item a partir do consumo e prazo de entrega
- Gerar alerta automático de reposição e sugestão de pedido
- Formalizar fluxo de cotação e aprovação com alçadas, registrado no sistema
Dados
- Movimentações de estoque no ERP
- Histórico de pedidos de compra e prazos de entrega
- Estrutura de produto (lista de materiais)
- Carteira de pedidos de venda
Sistemas envolvidos
ERP · Planilhas de cotação · E-mail
Integração
- Apontamentos de entrada e saída feitos no ERP no momento da movimentação
- Parâmetros de reposição (mínimo, ponto de pedido, lote) gravados no cadastro do item
- Cotação e pedido registrados no sistema, não só no e-mail
Automação
- Alerta de reposição quando o saldo atinge o ponto de pedido
- Sugestão de pedido com quantidade e fornecedor habitual para o comprador aprovar
- Fluxo de aprovação por alçada registrado
IA — onde pode entrar
- Ler propostas de fornecedores em PDF ou e-mail e montar o comparativo de cotação
- Neste caso, a maior parte do ganho vem de dados confiáveis e regras de reposição; previsão por IA só faz sentido depois, e para poucos itens
Sempre com validação humana; a IA não substitui a decisão do responsável pelo processo.
Arquitetura possível · Automação
Ilustrativa. O desenho real depende do levantamento.
- 01 Saldo confiável Inventário e apontamentos corrigidos no ERP
- 02 Parâmetros por item Mínimo, ponto de pedido e lote calculados
- 03 Alerta de reposição Sugestão automática de compra ao atingir parâmetro
- 04 Cotação estruturada Propostas comparadas em formato único
- 05 Aprovação por alçada Fluxo digital conforme valor e categoria
- 06 Validação humana Comprador confirma pedido antes da emissão
Riscos e cuidados
- · Parâmetros calculados com saldo incorreto geram compras erradas; o inventário vem antes
- · Comparativo extraído de propostas precisa ser conferido pelo comprador
- · Mudança de rotina no almoxarifado exige treinamento e acompanhamento
Como medir
- · Ocorrências de falta de material que pararam a produção
- · Acuracidade do inventário (saldo sistema × físico)
- · Tempo do ciclo requisição → pedido emitido
- · Valor de itens sem movimentação há mais de 12 meses
Próximos passos
Inventariar os itens de maior giro e corrigir os apontamentos de entrada e saída antes de definir parâmetros.
- Inventariar os itens de maior giro e corrigir apontamentos
- Definir parâmetros de reposição para esses itens
- Avaliar leitura assistida de propostas de fornecedores para montar o comparativo
Exemplo ilustrativo, com finalidade educativa. Não representa empresa real nem resultado de cliente. Não há promessa de ganho.