Problema
Os pedidos das revendas chegam por e-mail como PDF, planilha ou texto livre. O comercial lê, confere cadastro, preço e condição e digita tudo no sistema de gestão. Em períodos de safra o volume cresce, os pedidos esperam na caixa e surgem erros de digitação e de preço.
Contexto · Fabricante de implementos agrícolas de pequeno a médio porte no interior do Sul do Brasil, com pedidos de revendas chegando por e-mail em formatos variados.
Por que não começar pela ferramenta
A proposta de vários agentes conversando entre si resolveria com IA conferências que são regra e integração: preço, cadastro e disponibilidade. O que exige interpretação é só a leitura do pedido; o resto precisa de cadastro correto e consulta bem feita.
Processo
Como funciona hoje · Um assistente comercial abre cada e-mail, identifica a revenda, consulta a tabela de preços e a condição comercial em planilha, verifica disponibilidade com a produção por telefone ou mensagem e digita o pedido no sistema. Divergências são resolvidas por e-mail com a revenda.
Gargalo · A leitura e a digitação manual de pedidos em formatos variados, somadas a conferências de preço e condição feitas fora do sistema.
O que resolver sem IA
- Centralizar pedidos em uma caixa única e oferecer às revendas um modelo de pedido padronizado
- Migrar a planilha de condições comerciais para o cadastro do sistema de gestão
- Criar regras de conferência automática de cadastro, preço vigente e condição comercial
- Consultar disponibilidade direto no sistema, sem depender de mensagem para a produção
- Definir fila de tratamento manual para remetente não cadastrado e item sem código
Dados
- Histórico de e-mails de pedidos com anexos
- Cadastro de revendas e condições comerciais
- Cadastro de produtos e tabela de preços vigente
- Saldo de estoque e programação de produção no sistema de gestão
Sistemas envolvidos
Caixa de e-mail de pedidos · Sistema de gestão (ERP) · Planilha de condições comerciais por revenda
Integração
- Cadastro de condições comerciais por revenda no sistema de gestão, substituindo a planilha
- Consulta de preço vigente e disponibilidade pelo workflow, direto no sistema
- Gravação do pedido aprovado no sistema de gestão por integração, com usuário do aprovador
Automação
- Roteamento automático de e-mails de remetentes não cadastrados para tratamento manual
- Conferência automática de preço e condição com divergências destacadas
- Registro completo de cada pedido: e-mail original, extração, regras aplicadas e aprovação
IA — onde pode entrar
- Ler o anexo ou o corpo do e-mail e extrair itens, quantidades, referências e prazo desejado em formato estruturado
- Sinalizar os campos em que a extração teve dúvida, para o comercial conferir primeiro
Sempre com validação humana; a IA não substitui a decisão do responsável pelo processo.
O agente — limites
O que faz
- · Lê o e-mail e o anexo do pedido
- · Extrai itens, quantidades, referências e prazo em formato estruturado
- · Sinaliza os campos com dúvida
O que NÃO decide
- · Preço, desconto e condição de pagamento
- · Prazo de entrega
- · Aceite de item sem cadastro
- · Gravação do pedido no sistema de gestão
Quem valida
O assistente comercial responsável pela revenda revisa o pedido pré-montado, corrige divergências e aprova.
O que fica registrado
- · E-mail original e anexo
- · Saída da extração e versão do modelo e da instrução
- · Regras aplicadas e divergências apontadas
- · Alterações feitas e usuário que aprovou
Arquitetura possível · Agente de IA com validação humana
Ilustrativa. O desenho real depende do levantamento.
- 01 Evento E-mail chega na caixa única de pedidos
- 02 Regra de remetente Revenda cadastrada segue; demais vão para tratamento manual
- 03 Uma etapa com IA Extrai itens, quantidades e prazo, sinalizando dúvidas
- 04 Regras e integração Confere cadastro, preço, condição e disponibilidade
- 05 Validação humana Comercial corrige divergências e aprova
- 06 Ação e log Pedido gravado no sistema; tudo registrado
Riscos e cuidados
- · Extração errada de quantidade ou referência; por isso as regras conferem tudo contra o cadastro antes da aprovação
- · Aprovação automática de pedido sem revisão comprometeria preço e prazo; a gravação só ocorre após aprovação humana
- · Arquitetura com vários agentes aumentaria custo, pontos de erro e dificuldade de auditoria sem ganho demonstrado
- · Dados comerciais de revendas são sensíveis; permissão mínima por etapa
Como medir
- · Tempo entre a chegada do e-mail e o pedido aprovado no sistema
- · Proporção de pedidos aprovados sem alteração, com alteração e recusados
- · Campos mais corrigidos na etapa de extração
- · Divergências apontadas pelas regras e quantas eram reais
- · Custo de processamento por pedido concluído
Próximos passos
Levantar uma amostra de pedidos recentes por formato e definir, com o comercial, as regras de conferência e o que vai para tratamento manual.
- Padronizar a caixa de pedidos e migrar as condições comerciais para o cadastro
- Rodar a extração por IA em paralelo ao processo atual, por algumas semanas, comparando com a digitação manual
- Só discutir etapas adicionais de IA se as métricas mostrarem uma classe de pedidos que a etapa única não resolve
Exemplo ilustrativo, com finalidade educativa. Não representa empresa real nem resultado de cliente. Não há promessa de ganho.