Problema
Desenhos, procedimentos de soldagem, certificados de material e relatórios de inspeção ficam distribuídos em pastas de rede, e-mails e arquivos locais. Quando há revisão de desenho, nem sempre a versão correta chega à produção. Montar o pacote documental de entrega ao cliente consome tempo de engenharia e qualidade.
Contexto · Metalúrgica de médio porte que fabrica estruturas e componentes sob encomenda para clientes industriais no Sul do Brasil.
Por que não começar pela ferramenta
Uma busca inteligente sobre pastas sem padrão de nome e de revisão encontra rápido — inclusive a revisão errada. O risco principal é usar documento obsoleto, e isso se resolve com controle de revisão, não com busca.
Processo
Como funciona hoje · A engenharia salva desenhos em pastas por cliente, com nomes definidos por cada projetista. Certificados de material chegam por e-mail e são salvos manualmente. No fechamento de cada pedido, a qualidade procura os documentos um a um para montar o databook.
Gargalo · Não há regra única de nomenclatura, revisão e vínculo do documento com o pedido, o que gera busca manual e risco de usar revisão obsoleta.
O que resolver sem IA
- Definir padrão de nomenclatura, codificação e controle de revisão dos documentos técnicos
- Vincular cada documento ao número do pedido ou ordem de produção do ERP
- Centralizar em repositório com fluxo de aprovação e liberação de revisão para a produção
- Automatizar a montagem do índice do databook a partir dos documentos vinculados ao pedido
Dados
- Desenhos e listas de materiais por pedido
- Certificados de material dos fornecedores
- Procedimentos e qualificações de soldagem
- Relatórios de inspeção dimensional e de ensaios
Sistemas envolvidos
Pastas de rede · E-mail · ERP (pedidos e ordens de produção) · Software de projeto
Integração
- Documento técnico vinculado ao número do pedido ou da ordem de produção do ERP
- Repositório único com status de revisão (em elaboração, aprovado, obsoleto)
- Liberação para a produção lida do repositório, não de cópias locais
Automação
- Fluxo de aprovação e liberação de revisão com registro de quem aprovou
- Montagem automática do índice do pacote documental a partir dos documentos do pedido
- Aviso à produção quando uma revisão é liberada
IA — onde pode entrar
- Ler certificados de material recebidos em PDF e extrair corrida, norma e composição para conferência
- Busca em linguagem natural no repositório documental (ex.: procedimento aplicável a determinado material e espessura)
Sempre com validação humana; a IA não substitui a decisão do responsável pelo processo.
Arquitetura possível · Processo
Ilustrativa. O desenho real depende do levantamento.
- 01 Padrão documental Nomenclatura, codificação e regra de revisão definidas
- 02 Vínculo ao pedido Cada documento associado ao pedido ou ordem do ERP
- 03 Fluxo de aprovação Revisão só chega à produção após liberação formal
- 04 Leitura de certificados IA extrai dados do PDF para conferência
- 05 Databook automático Índice e pacote montados a partir dos vínculos
- 06 Validação humana Qualidade confere dados extraídos e libera entrega
Riscos e cuidados
- · Extração de dados de certificados exige conferência humana antes da liberação do material
- · Documentos de clientes podem ter cláusulas de confidencialidade; controlar acesso e onde os dados são processados
- · Sem disciplina no controle de revisão, a busca assistida pode retornar documento obsoleto
Como medir
- · Tempo para montar o pacote documental de um pedido
- · Ocorrências de uso de revisão obsoleta na produção
- · Percentual de documentos vinculados a pedido
- · Tempo médio para localizar um documento técnico
Próximos passos
Mapear os tipos de documento, onde estão hoje e quem os aprova, e definir o padrão de codificação e revisão.
- Inventariar tipos de documento, locais atuais e aprovadores
- Definir padrão de codificação e revisão e aplicar a um pedido piloto
- Avaliar leitura assistida de certificados de material só depois do repositório organizado
Exemplo ilustrativo, com finalidade educativa. Não representa empresa real nem resultado de cliente. Não há promessa de ganho.